L’Archivio Documenti è la sezione dedicata alla gestione innovativa e intelligente di tutti i documenti, informazioni che si desidera avere sempre a portata di mano.
Permette di migliorare la gestione aziendale poiché in un unico luogo è possibile caricare documenti, libretti di istruzione, esplosi, scrivere testi brevi o aggiungere collegamenti rapidi ai siti web.
L’organizzazione dei file è semplice ed efficace poiché permette la creazione di cartelle personalizzate, svolgere funzioni di ricerca e impostare i preferiti.
Infine, i documenti o le cartelle possono essere associati agli apparecchi per essere velocemente visionati dai tecnici e delle segretarie.
Si accede alla sezione Archivio dal menu principale del gestionale cliccando su “Archivio Documenti”.
All’interno il pulsante “Nuovo” permette di dare vita a nuove cartelle, aggiungere documenti, creare collegamenti esterni o scrivere testi brevi.
Ad esempio, se la tua azienda gestisce prodotti di diverse marche, è possibile creare una cartella per ciascuna di esse.
Basta cliccare su “Nuovo”, selezionare “Cartella” e dare un nome appropriato, come Documentazione Riello.
A questo punto, si possono aggiungere ulteriori sottocartelle al suo interno, suddividendole magari per tipologia di documento (manuali, esplosi, istruzioni tecniche) o per categoria di prodotto.
Questo tipo di organizzazione permette di trovare rapidamente i file, risparmiando tempo durante le ricerche.
Per caricare i file, ci sono due opzioni principali:
Una volta premuto OK, il documento sarà disponibile nell’Archivio. Una volta caricato, sarà possibile accedere al documento e, se necessario, rinominarlo, spostarlo in un’altra cartella o aggiungerlo ai preferiti per un accesso rapido.
Un’altra funzione utile dell’Archivio Documenti è la possibilità di creare link esterni.
Questa opzione ti consente di collegare rapidamente TermoGest a siti web esterni o a piattaforme cloud che utilizzi per gestire ulteriori documenti.
Per rendere il link più facile da trovare in futuro, è possibile associare un tag al link esterno.
Da ora in poi, con un solo clic, si potrà accedere direttamente al sito o al documento archiviato altrove, senza dover cercare l’indirizzo manualmente.
I testi brevi sono campi di testo pensati per memorizzare piccole note o informazioni che potrebbero non trovare spazio nei documenti classici.
Ad esempio, puoi utilizzarli per salvare procedure aziendali, appunti sulle operazioni interne o istruzioni di utilizzo particolari.
Una volta creato, il testo sarà salvato nella cartella selezionata e potrà essere visualizzato con un semplice clic.
Una funzione estremamente utile dell’Archivio Documenti è la possibilità di associare file o cartelle a specifici modelli o marche di apparecchi.
Questo permette di avere i documenti giusti disponibili automaticamente nella scheda dell’apparecchio corrispondente, facilitando l’accesso sia per i tecnici che per le segretarie.
Una volta completata l’operazione, i tecnici vedranno i documenti associati direttamente nel loro gestionale, quando visualizzano l’apparecchio o l’appuntamento con il cliente.
Questo elimina la necessità di cercare manualmente le informazioni, rendendo il processo più fluido ed efficiente.
Non tutti devono poter vedere o modificare l’intero Archivio Documenti.
Con la funzione Permessi, puoi controllare chi ha accesso a ciascuna cartella o file.
Basta selezionare la cartella desiderata, cliccare sui tre puntini e scegliere “Permessi”.
Qui è possibile assegnare diritti di accesso specifici ai diversi utenti e, se necessario, impostare una scadenza temporanea o limitare la modifica dei file.
Questo è particolarmente utile quando è necessario condividere temporaneamente un documento con un collaboratore esterno o dare accesso parziale a determinate sezioni dell’Archivio.
L’Archivio Documenti non è solo un luogo per archiviare file, ma un vero e proprio strumento di ottimizzazione del lavoro.
Si può personalizzare in base alle esigenze della tua azienda, associando i documenti ai giusti apparecchi, organizzandoli in modo logico e dando accesso solo a chi ne ha bisogno.
Utilizzalo per rendere più snella la gestione delle informazioni e migliorare la produttività aziendale. Se hai bisogno di ulteriori chiarimenti o suggerimenti, siamo qui per aiutarti. Non esitare a contattarci!